L’importanza di un buon service audio-video nei congressi

Nell’organizzazione degli eventi aziendali o in generale di congressi in strutture pubbliche o private, ogni dettaglio deve essere curato con attenzione per permettere a chi interverrà, sia come relatore che come pubblico, di sentirsi a proprio agio e comprendere a pieno il senso del meeting.

Tra le necessità che sicuramente ci si può trovare a soddisfare per la buona riuscita di un evento di questa portata, c’è l’eventualità di provvedere separatamente all’impianto audio-video della sala, poiché non tutte le location per eventi offrono questo servizio. Se il congresso prevede la presenza di più di 30 ospiti o, in generale, se esso comprende la presenza di ospiti illustri, un buon impianto microfonico e di riproduzione audio è la norma. Bisognerà perciò cercare nella propria zona, chi offre un servizio di noleggio service audio – video. Questo genere di imprese si occupa non solo di fornire l’impiantistica per eventi, ma si impegna a installarla, fare preventivamente una prova acustica e verificare il funzionamento di tutto ciò che fornisce in noleggio. Tuttavia, se il bisogno è solo quello di affittare la mera attrezzatura poiché provvisti di un proprio tecnico, si potr
à optare anche solo per questa soluzione.

Un buon impianto audio – video per congressi prevede la presenza di almeno 4 microfoni (uno per il relatore principale/presentatore, 2 per i relatori più illustri che si potranno far girare su tutto il tavolo della conferenza e 1 di riserva, da tenere anche per le eventuali domande del pubblico partecipante), un sistema di riproduzione audio di potenza commisurata all’ambiente in cui andremo a presentare la convention collegato ad un mixer audio che permetta di collegare contemporaneamente più fonti audio (mettiamo che si voglia far riprodurre un filmato aziendale e commentarne i dati lasciando la base in sottofondo, si dovrà essere in grado di ridurre il volume d’uscita del video in play per favorire l’uscita audio della voce del relatore) e la presenza, ormai necessaria ovunque, di una fonte di riproduzione video (un videoproiettore nella maggior parte dei casi) per poter proiettare in formati visibili da tutto il pubblico, video promozionali, le
zio
ni o presentazioni multimediali.

Va da sé che questo genere di servizi deve essere garantito. Ed è per questo motivo che la chiamata al servizio di noleggio impianti audio-video non dovrebbe mai partire il giorno dell’evento, ma almeno 5 giorni prima, chiedendo a chi risponde alla richiesta di provare preventivamente l’impianto con almeno 2 ore di anticipo rispetto all’inizio del congresso per poter ovviare in rapidità ad eventuali problemi tecnici. Spesso sono le stesse sale congressi a fornire i numeri delle aziende che si sono occupate di questo servizio in passato nello stesso luogo e altrettanto spesso si tratta di aziende che conoscono la sala e sono innanzitutto preparate ad avere sempre con sé tutto l’occorrente per sopperire a eventuali problemi (cavi audio che non funzionano, riduttori particolari, adattatori e prolunghe).

In conclusione, in vista di un evento di questa portata, bisognerebbe avere a portata di mano almeno tre diversi contatti di aziende che offrono il noleggio di impianti audio e video (una è qui) per poter richiedere preventivi e magari informarsi online sulle recensioni del singolo, per poter confrontare in tranquillità e scegliere a quale azienda affidarsi.